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Synology Office 讓您可以直接在 Synology Drive 網頁入口建立文件、試算表、簡報。透過 Synology Office 檔案，您可以：

  • 與他人即時協作。
  • 加密 Synology Office 檔案以保護資料隱私。

預設地區設定

  • 介面顯示語言：按一下左下角的帳號圖示，選擇套件設定 > 顯示，再選擇語言。
  • 地區格式：按一下左下角的帳號圖示，選擇套件設定 > Synology Office > 預設地區以設定數字、貨幣、日期格式。
  • 試算表地區：開啟試算表，前往檔案 > 試算表設定 > 地區。

與 Microsoft 檔案的相容性

若要將 Microsoft Office 檔案轉檔為 Synology Office 檔案：

  • 在 Microsoft 檔案上按一下右鍵，選擇轉為 Synology Office 檔案，檔案將會另存為新的 Synology Office 檔案。

支援轉換的格式：

Synology Office 檔案類型格式
文件
  • .docx
  • .odt、.rtf、.doc (建議安裝文件檢視器)
試算表
  • .xlsx、.xlsm、.xltx、.xltm、.csv
  • .xls、.xlt、.ods、.ots (建議安裝文件檢視器)
簡報
  • .pptx
  • .odp、.ppt (建議安裝文件檢視器)

注意：

  • 僅會轉換 Synology Office 支援的格式 (例如：字型大小、文字顏色、評論、超連結、圖表類型)。

若要將 Synology Office 檔案下載為 Microsoft Office 檔案：

執行以下任一操作：

  • 在 Synology Office 檔案上按一下右鍵，選擇下載。
  • 開啟檔案，按一下檔案 > 下載格式，選擇想使用的檔案類型。

支援下載的格式：

Synology Office 檔案類型格式
文件
  • .docx
  • .pdf (需使用支援列印 PDF 的瀏覽器)
  • .odt (需安裝文件檢視器)
試算表
  • .xlsx、.pdf、.csv
  • .ods (需安裝文件檢視器)
簡報
  • .pptx
  • .pdf (需使用支援列印 PDF 的瀏覽器)
  • .odp (需安裝文件檢視器)

管理範本

Synology Office 提供內建範本，使用者也可建立自訂範本。請注意，管理員使用者可管理所有範本。

若要使用內建範本：

  • 開啟檔案，前往檔案 > 新增檔案 > 使用範本。

若要建立自訂範本：

  • 開啟檔案，前往檔案 > 儲存為範本，輸入名稱。

注意：

  • 範本不會保留歷史版本、加密、評論、修訂。

分享範本

若要分享範本：

  1. 按一下左側欄位中的分享圖示。
  2. 選擇使用者、群組、內部帳號。
  3. 指派編輯或檢視權限。
    • 編輯：使用者可編輯、分享、刪除、重新命名範本。
    • 檢視：使用者僅能使用您的範本建立新檔案。
  4. 使用者可在以下位置存取分享的範本：
    • 在 Synology Drive 網頁入口，按一下 + 新增 > 使用範本。
    • 開啟檔案，前往檔案 > 新增檔案 > 使用範本。

若要透過連結分享範本：

  1. 按一下左側欄位中的分享圖示。
  2. 複製範本的分享連結並寄送給指定的接收者，

存取層級將依其權限而定：

  • 檢視：接收者將被導向檢視模式。
  • 編輯：接收者會先看到檢視模式，但可切換至編輯模式。
  • 無權限：接收者將被導至要求存取權限頁面。

編輯分享的範本

針對與您分享的範本，可執行的操作將依您的權限而定：

  • 檢視：您可以檢視範本並用以建立新檔案。
  • 編輯：您可以重新命名、刪除、編輯、發布範本。

若要編輯並發布範本：

  1. 以與一般檔案相同的方式編輯範本。
  2. 變更完成後，請發布範本，確保使用者可用更新的版本建立檔案。

注意：

  • 儲存為範本的檔案會自動被視為已發布。
  • 透過連結存取範本時，使用者看到的是最新發布的版本，而非仍在編輯中的版本。
  • 使用範本建立檔案時，不會保留範本的評論、修訂、版本歷史。

尋找與取代

若要搜尋文字：

  1. 按一下編輯 > 尋找與取代，或直接按住 Ctrl + F。
  2. 輸入字詞以標示其出現的所有地方。
  3. 使用左右箭頭來切換搜尋結果。
  4. 按一下更多選項以使用進階選項：
    • 大小寫需相符：搜尋時，區分大小寫。
    • 使用規則運算式進行搜尋：使用模式來搜尋，請參閱以下表格的規則運算式範例。
    • 僅適用於試算表的選項：
      • 整個儲存格內容需相符：搜尋完全相符的儲存格。
      • 同時在公式中搜尋但忽略公式結果：搜尋儲存格公式但不包含公式結果。
      • 在隱藏的工作表中搜尋：搜尋隱藏的工作表中的儲存格。

若要取代文字：

  1. 按一下更多選項，在取代為欄位輸入要取代的文字。
  2. 按一下取代或全部取代。

請注意，僅試算表支援使用擷取群組取代，您可以在取代欄位中使用「$(number)」來參照對應序列中的擷取群組。

規則運算式範例

下方表格將列出常見的規則運算式及如何使用之範例。

運算式用途範例符合不符
.使用「.」代表指定位置的任一字元，以搜尋符合條件的字詞。c.tcat、cotct、caat
*在字元後加上「*」以搜尋包含 0 個或更多個該字元的字詞。so*nsn、son、soonsoun、sOn
+在字元後加上「+」以搜尋包含 1 個或更多個該字元的字詞。fo+dfod、food、fooodfd、foud
^在規則運算式的開頭加上「^」以搜尋開頭為指定字元的字詞。1^popost、pokepane、a post
$在規則運算式的結尾加上「＄」以搜尋結尾為指定字元的字詞。1tion$position、stationstations、ratio
?以「?」來表示前一字元並非必要。bi?tbt、bitbiit、bIt
\s使用「\s」代表空白，以搜尋在指定位置有空白 (空格、欄標、分頁符號、分行符號) 的字詞。p\stp t、p[ctrl+enter]tpt、pot
\d使用「\d」以搜尋在指定位置有數字的字詞。b\dgb1g、b3gbag、b1ag
{A,B}在字元後加上「{A,B}」以搜尋包含 A 至 B 個該字元的字詞。A 和 B 必須為正整數以及 0。co{1,2}kcok、cookck、cooook
[ab]使用「[ab]」以搜尋在指定位置包含任一指定字元的字詞。d[io]gdig、dogdag、diog
[^ab]使用「[^ab]」以搜尋在指定位置不包含指定字元的字詞。b[^ae]dbud、bOd、bcdbad、bed、bead
[a-z]、[A-Z]、[1-9]使用「[a-z]」、「[A-Z]」、「[1-9]」以搜尋在指定範圍內包含任一指定字元的字詞，範圍包含大寫 / 小寫字母、數字或上述之組合 (例如：[A-Za-z1-9])。b[a-p]gbag、bfg、bogbapg、b1g
  1. 僅適用於試算表。

色彩選擇器

您可以使用色彩選擇器來讓檔案外觀維持一致，若要使用此功能，須安裝 Synology Office Extension，且僅能用於 Chrome 或 Microsoft Edge (Chromium)。

  1. 按一下任一色彩選項 (例如：文字顏色或背景顏色) 旁的三角形，選擇色彩選擇器。
  2. 使用滴管選擇顏色，並將複製的顏色套用至文字或物件。

沉浸模式

此功能會隱藏選單及工具列，讓您能專注於文件上。

  • 按一下工具列右上角的沉浸模式圖示，選擇想使用的選項。
  • 若要離開沉浸模式，請按 ESC，或按一下右鍵並選擇顯示選單與工具列。

注意：

  • Synology Office 會記憶您最近的檢視模式，下次開啟檔案時，會顯示相同的檢視模式。
  • 使用此模式僅會影響您的檢視畫面，不會影響其他正在檢視相同檔案的使用者。

管理檔案版本

Synology Office 會自動儲存版本歷史，包含修改時間及使用者詳細資訊。

若要還原或複製檔案版本：

  1. 開啟檔案，按一下左側欄位的瀏覽歷史版本圖示，主視窗的右側便會顯示歷史版本清單。
  2. 選擇要預覽的版本，您可以在隱藏紀錄及顯示紀錄之間切換以檢視差異。
  3. 按一下版本右方的垂直刪節號：
    • 若是未命名的版本，您可以為該版本命名。
    • 若是已命名的版本，您可以重新命名該版本或移除名稱。
  4. 按一下還原以覆寫目前的檔案，或建立副本以儲存為新檔案。

注意：

  • 若 Synology Office 未啟用版本刪除，歷史版本數量將沒有上限。
  • 在下列情況下，Synology Office 將建立新的歷史版本：
    • 修改指令：請注意，單一操作可能包含多個指令，指令計數將在歷史版本建立後重置。
      • 當文件及簡報的修改包含 1,000 個指令。
      • 當試算表的修改包含 100 個指令。
    • 收到第一個指令的 10 分鐘後，將會建立新版本。
    • 當您下載、刪除、建立副本、還原檔案至歷史版本時。
    • 當您按一下檔案 > 版本歷史 > 為目前版本命名以命名檔案的目前版本時。

加密檔案

您可以新增密碼以保護機密檔案，加密檔案在 Synology Drive 網頁入口的檔案清單中會以鎖頭圖示標示。

若要建立加密檔案：

  1. 按一下檔案 > 新增加密檔案，選擇檔案類型。
  2. 設定密碼。

若要加密既有的檔案：

  1. 開啟檔案，按一下左側欄位的加密圖示。
  2. 輸入並確認密碼。

請注意，將未加密檔案轉換為加密檔案將會遺失其標籤、分享權限、星號、歷史版本。

若要變更加密檔案的密碼：

  1. 開啟檔案，按一下左側欄位的加密圖示，選擇變更密碼。
  2. 輸入目前的密碼。
  3. 輸入並確認新密碼。

若要為加密檔案建立未加密的副本：

  1. 開啟檔案，按一下左側欄位的加密圖示，選擇另存為未加密的副本。
  2. 輸入密碼。

分享 Synology Office 檔案

您可以將檢視、編輯、評論、管理權限指派給使用者或群組。

若要分享檔案：

  1. 按一下檔案 > 分享。
  2. 在權限頁籤，從隱私設定下拉式選單選擇任一選項。
    • 私人：僅有受邀的使用者可依其被指派的權限存取檔案。
    • 內部：所有具備帳號的使用者登入後皆可存取檔案。
    給予使用者檢視檔案的權限時，您可以取消勾選允許下載及複製 1 以限制未經授權的分享。
  3. 在使用者/群組欄位，輸入使用者帳號或群組名稱 2，並選擇您想指派的權限。
  4. 按一下 + 按鈕以新增多個使用者或群組。

若要透過公開連結將檔案分享給任何人：

  1. 按一下檔案 > 取得連結或按一下左側欄位的取得連結圖示，再按一下分享連結設定。
  2. 在公開連結頁籤，勾選核取方塊來為此項目建立公開連結。
  3. 從隱私設定下拉式選單中擇一。給予使用者檢視檔案的權限時，您可以取消勾選允許下載及複製 1 以限制未經授權的分享。
  4. 若要透過密碼保護此分享連結，請勾選密碼保護核取方塊並輸入密碼。
  5. 若要為此分享連結設定有效期限，請勾選連結有效期限核取方塊並設定日期。

注意：

  1. 若取消勾選允許下載及複製，使用者便無法在使用者介面下載、列印、複製內容。然而，網頁瀏覽器的設計是必須下載資料才能呈現內容，因此，較具專業技術的使用者仍可能規避此保護措施。
  2. 您僅能與具備 Synology Drive 與 Synology Office 存取權限的使用者及群組分享檔案，請前往控制台 > 使用者 & 群組以將權限指派給特定的使用者或群組。
  3. 若分享連結權限與帳號權限出現衝突，將會套用較寬鬆的限制選項。
  4. 角色為管理者的使用者與檔案擁有者具備相同的檔案連結權限，且可修改連結設定。

若要取得檔案連結：

  1. 開啟檔案，按一下左側欄位的取得連結圖示。
  2. 按一下剪貼簿圖示並分享連結。

注意：

  • 僅有具備管理者權限的使用者可以修改連結設定及產生公開連結。

備份與還原

若要將 Synology Office 備份至本地或遠端目的地，並將套件的設定及資料還原至先前時間點，請使用 Hyper Backup。您必須同時備份 Synology Drive 及 Synology Office。若要了解詳細資訊，請前往 Synology Drive 說明文章 > 備份和還原。

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