Rugby School Thailand ลดค่าใช้จ่ายรายเดือนและปกป้องข้อมูลที่เพิ่มขึ้นด้วยโซลูชันสำรองข้อมูลจาก Synology

Rugby School Thailand มีพื้นที่ครอบคลุม 256,000 ตารางเมตรและให้บริการนักเรียนตั้งแต่อนุบาลจนถึงประถมศึกษาปีที่ 6 ทางโรงเรียนกำลังเผชิญกับความท้าทายอย่างมากในการจัดการข้อมูลที่หลากหลาย เช่นข้อมูลนักเรียน ทรัพยากรทางการตลาด ภาพจากกล้องวงจรปิด รูปภาพและวิดีโอจากกิจกรรมต่างๆ การจัดการข้อมูลที่หลากหลายและมีปริมาณสูงนี้ต้องการโซลูชันการสำรองข้อมูลที่มีความแข็งแกร่งเพื่อรับประกันทั้งความปลอดภัยและการเข้าถึงข้อมูล

โซลูชันการสำรองข้อมูลที่ Rugby School Thailand ใช้ก่อนหน้านี้สำหรับ 19 VM เซิร์ฟเวอร์ และ PC นั้นมีค่าใช้จ่ายค่าบริการรายปีถึง 300,000 บาทและเมื่อโรงเรียนเติบโตทุกปี โครงสร้างพื้นฐานของโรงเรียนก็ขยายเพิ่มขึ้นเป็น 40 VM เซิร์ฟเวอร์ และ PC ที่เพิ่มเติม ทำให้โรงเรียนจำเป็นต้องอัปเกรดแผนการสมัครสมาชิกการสำรองข้อมูล การอัปเกรดนี้จะทำให้ค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นอย่างมาก ซึ่งจะเป็นภาระทางการเงินที่หนักขึ้น นอกจากนี้ แผนการสำรองข้อมูลปัจจุบันยังรวมฟีเจอร์ที่ไม่ค่อยได้ใช้งาน ส่งผลให้เกิดความไม่คุ้มค่าและสูญเสียต้นทุน เนื่องจากโรงเรียนต้องจ่ายเงินสำหรับฟังก์ชันที่ไม่จำเป็นหรือไม่ได้ใช้งาน เพื่อแก้ไขปัญหาดังกล่าว ทีม IT ของโรงเรียนเลยต้องสำรวจทางเลือกอื่นๆเพื่อการจัดการและลดต้นทุนที่ดีกว่า

โรงเรียนได้ระบุถึงข้อบกพร่องในความสามารถของระบบจัดเก็บข้อมูลปัจจุบันที่ไม่สามารถขยายตัวได้อย่างมีประสิทธิภาพ ก่อนหน้านี้โรงเรียนพึ่งพา Windows เพียงอย่างเดียวในการใช้เป็นเซิร์ฟเวอร์ไฟล์ แต่ระบบนั้นไม่สามารถตอบสนองต่อความต้องการที่เพิ่มขึ้นของสถาบันได้ เมื่อการจัดการงานประจำวันและข้อมูลจากกล้องวงจรปิดเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว โซลูชันการจัดเก็บข้อมูลที่มีอยู่นั้นไม่เพียงพอและไม่สามารถให้พื้นที่จัดเก็บที่ครอบคลุมและขยายตัวได้ ความไม่เพียงพอนี้แสดงให้เห็นถึงความจำเป็นในการมีโซลูชันการจัดเก็บข้อมูลที่ยืดหยุ่นและแข็งแกร่งมากขึ้น เพื่อรองรับทั้งความต้องการข้อมูลในปัจจุบันและในอนาคต

ผู้ดูแลระบบจากแผนกการเงินและทรัพยากรบุคคลต้องจัดการกับข้อมูลที่เป็นความลับและสำคัญที่เพิ่มขึ้น ทำให้มาตรการความปลอดภัยขั้นสูงเป็นสิ่งจำเป็นเมื่อแชร์ไฟล์ทั้งภายในและภายนอก อย่างไรก็ตาม ข้อจำกัดของระบบปัจจุบันในด้านฟีเจอร์ความปลอดภัยและประสิทธิภาพทำให้ระบบไม่เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมที่ต้องการทั้งการขยายตัวและความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้น ความไม่เพียงพอนี้ย้ำถึงความจำเป็นในการมีโซลูชันที่ปลอดภัยและสามารถขยายตัวได้มากขึ้น เพื่อรองรับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปในการปกป้องข้อมูลในพื้นที่ที่สำคัญเหล่านี้

ผู้อำนวยการฝ่าย IT ของโรงเรียน Eric Ho ได้ไว้วางใจในผลิตภัณฑ์ของ Synology มานานจากประสบการณ์ส่วนตัวของเขา เขามั่นใจว่าโซลูชันของ Synology จะเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดในการตอบสนองความต้องการการปกป้องข้อมูลที่ครอบคลุมของสถาบัน ทีม IT ได้ติดตั้งเซิร์ฟเวอร์จัดเก็บข้อมูลสองตัว: ตัวหนึ่งใช้จัดการการแชร์ไฟล์สำหรับผู้ใช้กว่า 300 คนที่ดูแลงานประจำวันของโรงเรียน และอีกตัวใช้เป็นจุดสำรองข้อมูลสำหรับเซิร์ฟเวอร์ตัวแรก

เพื่อให้การปกป้องข้อมูลครอบคลุม ทีมได้ใช้ Active Backup for Business (ABB) ในการสำรองข้อมูลเซิร์ฟเวอร์และคอมพิวเตอร์ที่สำคัญ โซลูชันนี้มอบการจัดการแบบรวมศูนย์และฟีเจอร์การขจัดข้อมูลซ้ำซ้อน (deduplication) ที่ช่วยลดการใช้งานพื้นที่จัดเก็บข้อมูล ฟีเจอร์นี้ตอบสนองความต้องการของโรงเรียนในการสำรองข้อมูลอัตโนมัติและการกู้คืนที่รวดเร็ว นอกจากนี้ โครงสร้างแบบ license-free ของ ABB ยังช่วยให้โรงเรียนสามารถลดต้นทุนได้ ฟังก์ชันการกู้คืนที่รวดเร็วช่วยให้คอมพิวเตอร์สามารถกู้คืนได้อย่างรวดเร็วหลังจากความล้มเหลวของฮาร์ดแวร์หรือการโจมตีทางไซเบอร์ ซึ่งจะช่วยลดเวลาที่ระบบไม่สามารถใช้งาน

เพื่อสร้างการสำรองข้อมูลหลายเวอร์ชันของเซิร์ฟเวอร์หลัก ทีมยังใช้ฟีเจอร์ Snapshot Replication ของ Synology ซึ่งให้การปกป้องสำรองข้อมูลและจุดสำรองที่ยืดหยุ่น ที่สำคัญที่สุด เซิร์ฟเวอร์จัดเก็บข้อมูลที่มีประสิทธิภาพสูงและสามารถขยายตัวได้ของ Synology ช่วยให้โรงเรียนสามารถจัดเก็บวัสดุการศึกษาได้อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมทั้งรองรับการขยายพื้นที่จัดเก็บเพื่อรองรับการเติบโตของสถาบัน

เพื่อให้การแชร์ไฟล์สำหรับผู้ใช้ 300 คนเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ทีม IT จึงแทนที่การแชร์ไฟล์แบบดั้งเดิมของ Windows ด้วย Synology File Station ซึ่งมอบฟีเจอร์การแชร์ขั้นสูง เช่น การป้องกันด้วยรหัสผ่านและวันที่หมดอายุของการดาวน์โหลด เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลที่เป็นความลับจะถูกส่งอย่างปลอดภัยและเข้าถึงได้เฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น

ทีม IT รู้สึกประทับใจอย่างมากกับฟีเจอร์ Snapshot Replication ของ Synology ซึ่งมีบทบาทสำคัญในการปกป้องข้อมูลสำคัญของโรงเรียน ฟีเจอร์นี้ช่วยให้ผู้ใช้สามารถกำหนดตารางเวลาการถ่ายภาพและการจำลองข้อมูลได้ตามต้องการ ทำให้สามารถถ่ายภาพข้อมูลได้ทุก 5 นาที ซึ่งช่วยให้ข้อมูลที่สำคัญ เช่น ข้อมูลนักเรียนและข้อมูลทางการเงิน ได้รับการสำรองข้อมูลอย่างปลอดภัยบนเซิร์ฟเวอร์สำรองเพื่อการปกป้องที่เพิ่มขึ้น ฟีเจอร์นี้ยังช่วยให้ผู้ใช้กู้คืนข้อมูลดั้งเดิมที่ไม่ถูกเปลี่ยนแปลงได้ในกรณีที่เซิร์ฟเวอร์หยุดทำงานโดยไม่คาดคิด นอกจากนี้ Synology’s Active Backup for Business ยังพิสูจน์ความน่าเชื่อถือด้วยการกู้คืนเซิร์ฟเวอร์ของ Rugby School ภายใน 30 นาทีในกรณีที่เกิดเหตุการณ์หยุดทำงานก่อนหน้านี้

โรงเรียนสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายทั้งหมดได้โดยการใช้ผลิตภัณฑ์ของ Synology ซึ่งมอบโซลูชันการสำรองข้อมูลและการปกป้องข้อมูลในสถานที่อย่างครบวงจร โดยไม่ต้องเผชิญกับภาระค่าใช้จ่ายรายปีที่สูงหรือฟีเจอร์ที่ไม่จำเป็น อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถปรับตัวได้รวดเร็วและทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยความประทับใจในคุณค่าและการสนับสนุนที่ Synology มอบให้ โรงเรียนจึงตัดสินใจขยายความจุการจัดเก็บข้อมูลด้วยโซลูชันของ Synology ต่อไป

เทคโนโลยีการขจัดข้อมูลซ้ำซ้อน (Deduplication) ของ Synology ช่วยให้ Rugby School Thailand สามารถลดพื้นที่การจัดเก็บได้สูงสุดถึง 67% ในขณะที่ยังคงความสมบูรณ์ของข้อมูลไว้ ฟีเจอร์นี้ช่วยให้โรงเรียนสามารถจัดเก็บข้อมูลได้มากขึ้นในพื้นที่น้อยลง เพิ่มประสิทธิภาพการจัดเก็บข้อมูลใน VM 40 เครื่อง และเปิดทางสำหรับการขยายในอนาคต