Général
Aperçu
Synology Office vous permet de créer des documents, des feuilles de calcul et des diapositives directement dans le portail web Synology Drive. Avec les fichiers Synology Office, vous pouvez :
- Collaborer avec d'autres en temps réel.
- Chiffrer les fichiers Synology Office pour protéger la confidentialité des données.
Paramètres régionaux par défaut
- Langue d'affichage : Cliquez sur l'icône Compte dans le coin inférieur gauche, sélectionnez Paramètres du package > Affichage et sélectionnez une langue.
- Formatage régional : Cliquez sur l'icône Compte dans le coin inférieur gauche, sélectionnez Paramètres du package > Synology Office > Paramètre régional par défaut pour définir les formats de nombre, de devise et de date.
- Paramètre régional de la feuille de calcul : Ouvrez une feuille de calcul et allez dans Fichier > Paramètres de la feuille de calcul > Régional.
Compatibilité avec les fichiers Microsoft
Pour convertir des fichiers Microsoft Office en fichiers Synology Office :
- Cliquez avec le bouton droit sur un fichier Microsoft et sélectionnez Convertir en fichier Synology Office. Le fichier sera enregistré en tant que nouveau fichier Synology Office.
Formats pris en charge pour la conversion :
| Type de fichier Synology Office | Format |
|---|---|
| Document |
|
| Feuille de calcul |
|
| Diapositives |
|
Remarque :
- Seuls les formats pris en charge par Synology Office (par exemple, la taille de la police, la couleur du texte, les commentaires, les hyperliens, les types de graphiques) seront convertis.
Pour télécharger des fichiers Synology Office en tant que fichiers Microsoft Office :
Procédez de l'une des manières suivantes :
- Cliquez avec le bouton droit sur un fichier Synology Office et sélectionnez Télécharger.
- Ouvrez un fichier, cliquez sur Fichier > Télécharger en tant que, et sélectionnez le type de fichier souhaité.
Formats pris en charge pour le téléchargement :
| Type de fichier Synology Office | Format |
|---|---|
| Document |
|
| SpreadSheet |
|
| Diapositives |
|
Gérer les modèles
Synology Office inclut des modèles intégrés et permet aux utilisateurs de créer leurs propres modèles personnalisés. Notez que les utilisateurs admin peuvent gérer tous les modèles.
Pour utiliser les modèles intégrés :
- Ouvrez un fichier et allez à Fichier > Nouveau fichier > À partir d'un modèle.
Pour créer des modèles personnalisés :
- Ouvrez un fichier, allez à Fichier > Enregistrer comme modèle, et spécifiez un nom.
Remarque :
- Les modèles ne conservent pas les versions historiques, le chiffrement, les commentaires ou les révisions.
Partager les modèles
Pour partager un modèle :
- Cliquez sur l'icône Partager dans la barre latérale gauche.
- Sélectionnez des utilisateurs, des groupes ou des comptes internes.
- Attribuez l'autorisation Modifier ou Affichage.
- Modifier : les utilisateurs peuvent modifier, partager, supprimer et renommer votre modèle.
- Affichage : les utilisateurs peuvent uniquement créer de nouveaux fichiers avec votre modèle.
- Les utilisateurs peuvent accéder aux modèles partagés aux emplacements suivants :
- Dans le portail web de Synology Drive, cliquez sur + Créer > À partir d'un modèle.
- Ouvrez un fichier et allez à Fichier > Nouveau fichier > À partir d'un modèle.
Pour partager un modèle via une URL :
- Cliquez sur l'icône Partager dans la barre latérale gauche.
- Copiez le lien de partage du modèle et envoyez-le aux destinataires prévus.
Le niveau d'accès pour les destinataires dépend de leurs autorisations :
- Affichage : Les destinataires seront dirigés vers le mode Affichage.
- Modifier : Les destinataires verront initialement le mode Affichage, mais peuvent passer en mode Édition.
- Aucune autorisation : Les destinataires seront dirigés vers la page Demander l'accès.
Modifier les modèles partagés
Pour les modèles partagés avec vous, vos autorisations déterminent ce que vous pouvez faire :
- Affichage : Vous pouvez voir le modèle et créer de nouveaux fichiers à partir de celui-ci.
- Modifier : Vous pouvez renommer, supprimer, modifier et publier le modèle.
Pour modifier et publier un modèle :
- Modifiez les modèles comme vous le feriez avec n'importe quel fichier ordinaire.
- Une fois vos modifications terminées, publiez le modèle pour vous assurer que les utilisateurs peuvent créer des fichiers en utilisant la version mise à jour.
Remarque :
- Un fichier enregistré comme modèle est automatiquement considéré comme publié.
- Lors de l'accès à un modèle via son URL, les utilisateurs voient la version la plus récemment publiée, et non celle qui est encore en cours d'édition.
- Les commentaires, révisions et l'historique des versions d'un modèle ne sont pas conservés dans les fichiers créés à partir de celui-ci.
Rechercher et remplacer
Pour rechercher du texte :
- Cliquez sur Modifier > Rechercher et remplacer ou appuyez sur Ctrl + F.
- Tapez un terme pour mettre en surbrillance toutes les occurrences.
- Utilisez les flèches gauche et droite pour naviguer entre les résultats.
- Cliquez sur Plus d'options pour accéder aux options avancées :
- Faire correspondre la casse : Recherche sensible à la casse.
- Rechercher à l'aide d'expressions régulières : Recherche à l'aide de modèles. Voir les exemples d'expressions régulières dans le tableau ci-dessous.
- Options uniquement pour les tableurs :
- Faire correspondre la totalité du contenu la cellule : Recherche de cellules qui correspondent exactement.
- Rechercher également dans les formules, mais ignorer les résultats des formules : Recherche dans la formule de cellule mais pas dans les résultats de la formule.
- Rechercher dans les feuilles masquées : Recherche de cellules dans des feuilles qui ont été masquées.
Pour remplacer du texte :
- Cliquez sur Plus d'options et tapez le texte de remplacement dans le champ Remplacer par.
- Cliquez sur Remplacer ou Remplacer tout.
Notez que le remplacement par un groupe de capture n'est pris en charge que dans les tableurs. Utilisez "$(number)" dans le champ de remplacement pour référencer le groupe de capture dans la séquence correspondante.
Exemples d'expressions régulières
Le tableau ci-dessous répertorie les expressions régulières courantes et donne des exemples de leur utilisation.
| Expression | Utilisation | Exemple | Correspondance | Pas de correspondance |
|---|---|---|---|---|
| . | Utilisez "." pour représenter n'importe quel caractère à la position spécifiée afin de rechercher des mots qui correspondent à ce critère. | c.t | chat, cot | ct, caat |
| * | Utilisez "*" après un caractère pour rechercher des mots avec le caractère affiché 0 fois ou plus. | so*n | sn, son, soon | soun, sOn |
| + | Utilisez "+" après un caractère pour rechercher des mots avec le caractère affiché 1 fois ou plus. | fo+d | fod, food, foood | fd, foud |
| ^ | Utilisez "^" au début d'une expression régulière pour rechercher des mots qui commencent par le(s) caractère(s) spécifié(s).1 | ^po | post, poke | pane, a post |
| $ | Utilisez "$" à la fin d'une expression régulière pour rechercher des mots qui se terminent par le(s) caractère(s) spécifié(s).1 | tion$ | position, station | stations, ratio |
| ? | Utilisez "?" pour indiquer que le caractère précédent est facultatif. | bi?t | bt, bit | biit, bIt |
| \s | Utilisez "\s" à la place d'un espace pour rechercher des mots qui ont un espace blanc (espace, tabulation, saut de page, saut de ligne) à la position spécifiée. | p\st | p t, p[ctrl+enter]t | pt, pot |
| \d | Utilisez "\d" pour rechercher des mots qui ont un chiffre numérique à la position spécifiée. | b\dg | b1g, b3g | bag, b1ag |
| {A,B} | Utilisez "{A,B}" après un caractère pour rechercher des mots avec le caractère répété entre A et B fois. A et B doivent être des entiers positifs et 0. | co{1,2}k | cok, cook | ck, cooook |
| [ab] | Utilisez "[ab]" pour rechercher des mots qui incluent l'un des caractères spécifiés à la position spécifiée. | d[io]g | dig, dog | dag, diog |
| [^ab] | Utilisez "[^ab]" pour rechercher des mots qui n'incluent pas les caractères spécifiés à la position spécifiée. | b[^ae]d | bud, bOd, bcd | bad, bed, bead |
| [a-z], [A-Z], [1-9] | Utilisez "[a-z]", "[A-Z]", ou "[1-9]" pour rechercher des mots qui incluent l'un des caractères spécifiés dans la plage spécifiée, y compris les lettres majuscules ou minuscules, les chiffres, ou une combinaison des éléments ci-dessus (par exemple, [A-Za-z1-9]). | b[a-p]g | bag, bfg, bog | bapg, b1g |
Sélecteur de couleur
Utilisez le sélecteur de couleur pour un aspect cohérent dans tout le fichier. Cette fonction nécessite l'installation de l'extension Synology Office et ne fonctionne qu'avec Chrome ou Microsoft Edge (Chromium).
- Cliquez sur le triangle à côté de n'importe quel sélecteur de couleur (par exemple, la couleur du texte ou la couleur d'arrière-plan) et sélectionnez Sélecteur de couleur.
- Utilisez la pipette pour sélectionner une couleur et appliquez la couleur copiée au texte ou à l'objet souhaité.
Mode immersif
Cette fonction masque le menu et la barre d'outils, vous permettant de vous concentrer sur vos documents.
- Cliquez sur l'icône Mode immersif dans le coin supérieur droit de la barre d'outils et choisissez l'option souhaitée.
- Pour quitter le Mode immersif, appuyez sur Échap ou faites un clic droit et sélectionnez Afficher le menu et les barres d'outils.
Remarque :
- Synology Office mémorise votre mode d'affichage le plus récent. Votre fichier apparaîtra dans le même mode d'affichage la prochaine fois que vous l'ouvrirez.
- L'utilisation de ce mode n'affecte que votre affichage et non celui des autres utilisateurs visualisant le même fichier.
Gérer les versions de fichiers
Synology Office enregistre automatiquement l'historique des versions, y compris l'heure de modification et les détails des utilisateurs.
Pour restaurer ou copier une version de fichier :
- Ouvrez un fichier et cliquez sur l'icône Voir historique dans la barre latérale de gauche. Vous verrez alors une fenêtre principale avec une liste des versions historiques sur le côté droit.
- Sélectionnez une version pour l'aperçu. Passez entre Masquer l'enregistrement et Afficher l'enregistrement pour voir les différences.
- Cliquez sur les points de suspension verticaux à droite d'une version :
- Pour une version sans nom, vous pouvez spécifier un nom pour la version.
- Pour les versions nommées, vous pouvez la renommer ou supprimer son nom.
- Cliquez sur Restaurer pour écraser le fichier actuel ou sur Faire une copie pour enregistrer un nouveau fichier.
Remarque :
- Si la rotation des versions n'est pas activée pour Synology Office, il n'y a pas de limite au nombre de versions historiques.
- Synology Office créera une nouvelle version historique dans les situations suivantes :
- Commandes de modification : Notez qu'une seule action peut inclure plusieurs commandes. Le nombre de commandes sera réinitialisé une fois qu'une version historique est créée.
- Pour les documents et les diapositives, lorsque les modifications impliquent 1 000 commandes
- Pour les feuilles de calcul, lorsque les modifications impliquent 100 commandes
- Une nouvelle version est créée 10 minutes après la réception de la première commande.
- Lorsque vous téléchargez, supprimez, faites une copie ou restaurez un fichier à une version historique.
- Lorsque vous cliquez sur Fichier > Historique des versions > Nommer la version actuelle pour nommer la version actuelle du fichier.
- Commandes de modification : Notez qu'une seule action peut inclure plusieurs commandes. Le nombre de commandes sera réinitialisé une fois qu'une version historique est créée.
Chiffrer les fichiers
Vous pouvez ajouter des mots de passe pour protéger les fichiers confidentiels. Notez que les fichiers chiffrés sont répertoriés dans la liste des fichiers avec une icône de verrou dans le portail web de Synology Drive.
Pour créer un fichier chiffré :
- Cliquez sur Fichier > Nouveau fichier crypté, et sélectionnez le type de fichier.
- Définissez un mot de passe.
Pour chiffrer un fichier existant :
- Ouvrez le fichier et cliquez sur l'icône Chiffrer dans la barre latérale de gauche.
- Saisissez et confirmez un mot de passe.
Notez que la conversion d'un fichier non chiffré en fichier chiffré entraînera la perte de ses étiquettes, permissions de partage, étoile ou versions historiques.
Pour modifier le mot de passe d'un fichier chiffré :
- Ouvrez le fichier et cliquez sur l'icône Chiffrer dans la barre latérale de gauche et sélectionnez Changer le mot de passe.
- Saisissez le mot de passe actuel.
- Saisissez et confirmez un nouveau mot de passe.
Pour créer une copie non chiffrée d'un fichier chiffré :
- Ouvrez le fichier et cliquez sur l'icône Chiffrer dans la barre latérale de gauche et sélectionnez Créer une copie non chiffrée.
- Saisissez le mot de passe.
Partager des fichiers Synology Office
Vous pouvez attribuer des autorisations de visualisation, d'édition, de commentaire ou de gestion à des utilisateurs ou des groupes.
Pour partager des fichiers :
- Cliquez sur Fichier > Partager.
- Dans l'onglet Autorisations, sélectionnez une option dans le menu déroulant Paramètres de confidentialité.
- Privé : Seuls les utilisateurs invités peuvent accéder au fichier en fonction de l'autorisation attribuée.
- Interne : Toute personne disposant d'un compte peut accéder au fichier lorsqu'elle est connectée.
- Dans le champ Utilisateur/Groupe, saisissez un nom d'utilisateur ou un nom de groupe2 et sélectionnez l'autorisation que vous souhaitez lui attribuer.
- Cliquez sur le bouton + pour ajouter plusieurs utilisateurs ou groupes.
Pour partager des fichiers avec toute personne via un lien public :
- Cliquez sur Fichier > Obtenir le lien, ou cliquez sur l'icône Obtenir le lien dans la barre latérale de gauche et cliquez sur Paramètres de partage.
- Dans l'onglet Lien public, cochez la case pour créer un lien public pour cet élément.
- Sélectionnez une option dans le menu déroulant Paramètres de confidentialité. Lorsque vous accordez aux utilisateurs l'autorisation de consulter les fichiers, vous pouvez désélectionner Autoriser le téléchargement et la copie1 pour limiter le partage non autorisé.
- Pour protéger ce lien de partage par un mot de passe, cochez la case Protection par mot de passe et saisissez un mot de passe.
- Pour définir une date d'expiration pour ce lien de partage, cochez la case Expiration du lien et définissez une date.
Remarque :
- La désélection de Autoriser le téléchargement et la copie empêche les utilisateurs de télécharger, imprimer ou copier votre contenu depuis l'interface utilisateur. Cependant, les navigateurs web sont naturellement conçus pour télécharger des données afin de rendre le contenu. Ainsi, les utilisateurs ayant des compétences techniques plus avancées peuvent encore être en mesure de contourner la mesure de protection.
- Le partage est limité aux utilisateurs et groupes ayant l'autorisation d'accéder à Synology Drive et Synology Office. Accordez l'autorisation à un utilisateur ou groupe particulier dans Panneau de configuration > Utilisateur et groupe.
- En cas de conflit d'autorisation entre l'autorisation de lien de partage et l'autorisation de compte, l'option la moins restrictive est appliquée.
- Les utilisateurs ayant le rôle de Gestionnaire disposent des mêmes autorisations de lien de fichier que le propriétaire et peuvent modifier les paramètres de lien.
Pour obtenir les liens de fichiers :
- Ouvrez un fichier et cliquez sur l'icône Obtenir le lien dans la barre latérale de gauche.
- Cliquez sur l'icône du presse-papiers pour copier et partager le lien.
Remarque :
- Seuls les utilisateurs disposant de l'autorisation Gestionnaire peuvent modifier les paramètres de lien et générer des liens publics.
Sauvegarde et restauration
Pour sauvegarder Synology Office vers des destinations locales ou distantes et restaurer les paramètres et les données du paquet à un moment antérieur, utilisez Hyper Backup. Synology Drive et Synology Office doivent être sauvegardés en même temps. Pour plus de détails, consultez les articles d'aide de Synology Drive > Sauvegarde et restauration.
Aperçu
Paramètres régionaux par défaut
Compatibilité avec les fichiers Microsoft
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Modifier les modèles partagés
Rechercher et remplacer
Sélecteur de couleur
Mode immersif
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Sauvegarde et restauration