Allgemein

Übersicht

Mit Synology Office können Sie Dokumente, Tabellen und Präsentationen direkt im Synology Drive-Webportal erstellen. Mit Synology Office-Dateien können Sie:

  • In Echtzeit mit anderen zusammenarbeiten.
  • Synology Office-Dateien verschlüsseln, um die Datensicherheit zu schützen.

Standard-Gebietsschemaeinstellungen

  • Anzeigesprache: Klicken Sie auf das Konto-Symbol in der unteren linken Ecke, wählen Sie Paket-Einstellungen > Anzeige und wählen Sie eine Sprache aus.
  • Regionale Formatierung: Klicken Sie auf das Konto-Symbol in der unteren linken Ecke, wählen Sie Paket-Einstellungen > Synology Office > Standard-Gebietsschema, um die Zahlen-, Währungs- und Datumsformate festzulegen.
  • Tabellen-Gebietsschema: Öffnen Sie ein Tabellenblatt und gehen Sie zu Datei > Arbeitsblatteinstellungen > Gebietsschema.

Kompatibilität mit Microsoft-Dateien

Microsoft Office-Dateien in Synology Office-Dateien konvertieren:

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Microsoft-Datei und wählen Sie In Synology Office-Datei umwandeln. Die Datei wird als neue Synology Office-Datei gespeichert.

Unterstützte Formate für die Konvertierung:

Synology Office-DateitypFormat
Dokument
  • .docx
  • .odt, .rtf, .doc (Empfohlen: Installation von Document Viewer)
Tabellen
  • .xlsx, .xlsm, .xltx, .xltm, .csv
  • .xls, .xlt, .ods, .ots (Empfohlen: Installation von Document Viewer)
Präsentationen
  • .pptx
  • .odp, .ppt (Empfohlen: Installation von Document Viewer)

Hinweis:

  • Es werden nur von Synology Office unterstützte Formate (z. B. Schriftgröße, Textfarbe, Kommentare, Hyperlinks, Diagrammtypen) konvertiert.

Synology Office-Dateien als Microsoft Office-Dateien herunterladen:

Führen Sie einen der folgenden Schritte durch:

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Synology Office-Datei und wählen Sie Herunterladen.
  • Öffnen Sie eine Datei, klicken Sie auf Datei > Herunterladen als und wählen Sie den gewünschten Dateityp aus.

Unterstützte Formate für den Download:

Synology Office-DateitypFormat
Dokument
  • .docx
  • .pdf (erfordert die Verwendung von Browsern mit unterstützter PDF-Druckfunktion)
  • .odt (erfordert die Installation von Document Viewer)
Tabellen
  • .xlsx, .pdf, .csv
  • .ods (erfordert die Installation von Document Viewer)
Präsentationen
  • .pptx
  • .pdf (erfordert die Verwendung von Browsern mit unterstützter PDF-Druckfunktion)
  • .odp (erfordert die Installation von Document Viewer)

Vorlagen verwalten

Synology Office enthält integrierte Vorlagen und ermöglicht es Benutzern, eigene benutzerdefinierte Vorlagen zu erstellen. Beachten Sie, dass admin-Benutzer alle Vorlagen verwalten können.

Um integrierte Vorlagen zu verwenden:

  • Öffnen Sie eine Datei und gehen Sie zu Datei > Neue Datei > Von Vorlage.

Um benutzerdefinierte Vorlagen zu erstellen:

  • Öffnen Sie eine Datei, gehen Sie zu Datei > Als Vorlage speichern, und geben Sie einen Namen an.

Hinweis:

  • Vorlagen behalten keine früheren Versionen, Verschlüsselungen, Kommentare oder Änderungen bei.

Vorlagen freigeben

Um eine Vorlage freizugeben:

  1. Klicken Sie auf das Freigeben-Symbol in der linken Seitenleiste.
  2. Wählen Sie Benutzer, Gruppen oder interne Konten aus.
  3. Weisen Sie die Berechtigung Bearbeiten oder Anzeigen zu.
    • Bearbeiten: Benutzer können Ihre Vorlage bearbeiten, freigeben, löschen und umbenennen.
    • Anzeigen: Benutzer können nur neue Dateien mit Ihrer Vorlage erstellen.
  4. Benutzer können auf freigegebene Vorlagen an den folgenden Orten zugreifen:
    • Im Synology Drive-Webportal klicken Sie auf + Erstellen > Von Vorlage.
    • Öffnen Sie eine Datei und gehen Sie zu Datei > Neue Datei > Von Vorlage.

Um eine Vorlage über eine URL freizugeben:

  1. Klicken Sie auf das Freigeben-Symbol in der linken Seitenleiste.
  2. Kopieren Sie den Freigabelink der Vorlage und senden Sie ihn an die vorgesehenen Empfänger.

Der Zugriffslevel für Empfänger hängt von ihren Berechtigungen ab:

  • Anzeigen: Empfänger werden in den Ansichtsmodus geleitet.
  • Bearbeiten: Empfänger sehen zunächst den Ansichtsmodus, können jedoch in den Bearbeitungsmodus wechseln.
  • Keine Berechtigung: Empfänger werden zur Seite Zugriff anfordern geleitet.

Freigegebene Vorlagen bearbeiten

Für Vorlagen, die mit Ihnen geteilt wurden, bestimmen Ihre Berechtigungen, was Sie tun können:

  • Anzeigen: Sie können die Vorlage anzeigen und neue Dateien daraus erstellen.
  • Bearbeiten: Sie können die Vorlage umbenennen, löschen, bearbeiten und veröffentlichen.

Eine Vorlage bearbeiten und veröffentlichen:

  1. Bearbeiten Sie die Vorlagen wie jede andere normale Datei.
  2. Sobald Ihre Änderungen abgeschlossen sind, veröffentlichen Sie die Vorlage, um sicherzustellen, dass Benutzer Dateien mit der aktualisierten Version erstellen können.

Anmerkung:

  • Eine Datei, die als Vorlage gespeichert wird, gilt automatisch als veröffentlicht.
  • Wenn Benutzer über eine URL auf eine Vorlage zugreifen, sehen sie die zuletzt veröffentlichte Version, nicht die, die noch bearbeitet wird.
  • Kommentare, Überarbeitungen und Versionsverlauf einer Vorlage werden in den daraus erstellten Dateien nicht beibehalten.

Suchen und Ersetzen

Text durchsuchen:

  1. Klicken Sie auf Bearbeiten > Suchen und Ersetzen oder drücken Sie Strg + F.
  2. Geben Sie einen Begriff ein, um alle Vorkommen hervorzuheben.
  3. Verwenden Sie die Pfeiltasten nach links und rechts, um durch die Ergebnisse zu navigieren.
  4. Klicken Sie auf Weitere Optionen für erweiterte Optionen:
    • Groß-/Kleinschreibung beachten: Groß-/Kleinschreibung beachten.
    • Mit regulären Ausdrücken suchen: Suche mit Mustern. Siehe Beispiele für reguläre Ausdrücke in der Tabelle unten.
    • Nur für Tabellenkalkulationen:
      • Gesamten Zellinhalt vergleichen: Suche nach Zellen, die genau übereinstimmen.
      • Auch in Formeln suchen, aber Formelergebnisse ignorieren: Suche innerhalb der Zellformel, aber nicht in den Ergebnissen der Formel.
      • In ausgeblendeten Blättern suchen: Suche nach Zellen, die in ausgeblendeten Blättern sind.

Text ersetzen:

  1. Klicken Sie auf Weitere Optionen und geben Sie den Ersetzungstext in das Feld Ersetzen durch ein.
  2. Klicken Sie auf Ersetzen oder Alle ersetzen.

Beachten Sie, dass das Ersetzen mit Erfassungsgruppen nur in Tabellenkalkulationen unterstützt wird. Verwenden Sie "$(number)" im Ersetzungsfeld, um auf die Erfassungsgruppe in der entsprechenden Sequenz zu verweisen.

Beispiele für reguläre Ausdrücke

Die folgende Tabelle enthält gängige reguläre Ausdrücke und Beispiele für ihre Verwendung.

AusdruckVerwendungBeispielÜbereinstimmungKeine Übereinstimmung
.Verwenden Sie ".", um ein beliebiges Zeichen an der angegebenen Position darzustellen, um nach Wörtern zu suchen, die diesem Kriterium entsprechen.c.tKatze, Hüttect, caat
*Verwenden Sie "*" nach einem Zeichen, um nach Wörtern zu suchen, bei denen das Zeichen 0 oder mehrmals angezeigt wird.so*nsn, son, soonsoun, sOn
+Verwenden Sie "+" nach einem Zeichen, um nach Wörtern zu suchen, bei denen das Zeichen 1 oder mehrmals angezeigt wird.fo+dfod, food, fooodfd, foud
^Verwenden Sie "^" am Anfang eines regulären Ausdrucks, um nach Wörtern zu suchen, die mit dem angegebenen Zeichen oder den angegebenen Zeichen beginnen.1^popost, pokepane, a post
$Verwenden Sie "$" am Ende eines regulären Ausdrucks, um nach Wörtern zu suchen, die mit dem angegebenen Zeichen oder den angegebenen Zeichen enden.1tion$position, station stations, ratio
?Verwenden Sie "?", um anzuzeigen, dass das vorherige Zeichen optional ist.bi?tbt, bitbiit, bIt
\sVerwenden Sie "\s" anstelle eines Leerzeichens, um nach Wörtern zu suchen, die an der angegebenen Position ein Leerzeichen (Leerzeichen, Tabulator, Form Feed, Zeilenumbruch) haben.p\stp t, p[ctrl+enter]tpt, pot
\dVerwenden Sie "\d", um nach Wörtern zu suchen, die an der angegebenen Position eine Ziffer enthalten.b\dgb1g, b3gbag, b1ag
{A,B}Verwenden Sie "{A,B}" nach einem Zeichen, um nach Wörtern zu suchen, bei denen das Zeichen zwischen A und B Mal wiederholt wird. A und B sollten positive ganze Zahlen und 0 sein.co{1,2}kcok, cookck, cooook
[ab]Verwenden Sie "[ab]", um nach Wörtern zu suchen, die eines der angegebenen Zeichen an der angegebenen Position enthalten.d[io]gdig, dogdag, diog
[^ab]Verwenden Sie "[^ab]", um nach Wörtern zu suchen, die die angegebenen Zeichen an der angegebenen Position nicht enthalten.b[^ae]dbud, bOd, bcdbad, bed, bead
[a-z], [A-Z], [1-9]Verwenden Sie "[a-z]", "[A-Z]" oder "[1-9]", um nach Wörtern zu suchen, die eines der angegebenen Zeichen innerhalb des angegebenen Bereichs enthalten, einschließlich Groß- oder Kleinbuchstaben, Zahlen oder einer Kombination der oben genannten (z. B. [A-Za-z1-9]).b[a-p]gbag, bfg, bogbapg, b1g
  1. Nur in Tabellen verfügbar.

Farbauswahl

Verwenden Sie die Farbauswahl für ein einheitliches Erscheinungsbild der Datei. Diese Funktion erfordert die Installation der Synology Office Extension und funktioniert nur mit Chrome oder Microsoft Edge (Chromium).

  1. Klicken Sie auf das Dreieck neben einem Farbwähler (z. B. Textfarbe oder Hintergrundfarbe) und wählen Sie Farbauswahl.
  2. Verwenden Sie die Pipette, um eine Farbe auszuwählen und die kopierte Farbe auf den gewünschten Text oder das gewünschte Objekt anzuwenden.

Immersiver Modus

Diese Funktion blendet das Menü und die Symbolleiste aus, damit Sie sich auf Ihre Dokumente konzentrieren können.

  • Klicken Sie auf das Symbol Immersiver Modus in der oberen rechten Ecke der Symbolleiste und wählen Sie die gewünschte Option.
  • Um den Immersiver Modus zu verlassen, drücken Sie ESC oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Menü- und Symbolleisten einblenden.

Hinweis:

  • Synology Office speichert Ihre aktuelle Ansicht. Ihre Datei wird daher beim nächsten Öffnen mit derselben Ansicht angezeigt.
  • Die Verwendung dieses Modus wirkt sich nur auf Ihre Ansicht aus und nicht auf andere Benutzer, die dieselbe Datei anzeigen.

Dateiversionen verwalten

Synology Office speichert automatisch Versionsverläufe, einschließlich Änderungszeit und Benutzerdetails.

Dateiversion wiederherstellen oder kopieren:

  1. Öffnen Sie eine Datei und klicken Sie auf das Symbol Verlauf anzeigen in der linken Seitenleiste. Sie sehen dann ein Hauptfenster und rechts eine Liste früherer Versionen.
  2. Wählen Sie eine Version zur Vorschau aus. Wechseln Sie zwischen Eintrag verbergen und Eintrag anzeigen, um die Unterschiede zu sehen.
  3. Klicken Sie auf die vertikale Ellipse rechts von einer Version:
    • Für unbenannte Versionen können Sie einen Namen für die Version festlegen.
    • Für benannte Versionen können Sie den Namen ändern oder entfernen.
  4. Klicken Sie auf Wiederherstellen, um die aktuelle Datei zu überschreiben, oder auf Kopie erstellen, um eine neue Datei zu speichern.

Hinweis:

  • Wenn die Versionsrotation für Synology Office nicht aktiviert ist, ist die Anzahl früherer Versionen unbegrenzt.
  • Synology Office erstellt in folgenden Situationen eine neue frühere Dateiversion:
    • Änderungsbefehle: Beachten Sie, dass eine einzelne Aktion mehrere Befehle umfassen kann. Die Anzahl der Befehle wird zurückgesetzt, sobald eine frühere Dateiversion erstellt wurde.
      • Für Dokumente und Präsentationen, wenn die Änderungen 1.000 Befehle umfassen
      • Für Tabellen, wenn die Änderungen 100 Befehle umfassen
    • Eine neue Version wird 10 Minuten nach dem Empfang des ersten Befehls erstellt.
    • Wenn Sie eine Datei herunterladen, löschen, kopieren oder auf eine frühere Version wiederherstellen.
    • Wenn Sie auf Datei > Versionsverlauf > Aktuelle Version benennen klicken, um die aktuelle Version der Datei zu benennen.

Dateien verschlüsseln

Sie können Kennwörter hinzufügen, um vertrauliche Dateien zu schützen. Beachten Sie, dass verschlüsselte Dateien in der Dateiliste mit einem Schlosssymbol im Synology Drive-Webportal angezeigt werden.

Verschlüsselte Datei erstellen:

  1. Klicken Sie auf Datei > Neue verschlüsselte Datei und wählen Sie den Dateityp aus.
  2. Legen Sie ein Kennwort fest.

Vorhandene Datei verschlüsseln:

  1. Öffnen Sie die Datei und klicken Sie auf das Verschlüsseln-Symbol in der linken Seitenleiste.
  2. Geben Sie ein Kennwort ein und bestätigen Sie es.

Beachten Sie, dass beim Konvertieren einer unverschlüsselten Datei in eine verschlüsselte Datei deren Etiketten, Freigabeberechtigungen, Markierungen oder frühere Versionen verloren gehen.

Kennwort einer verschlüsselten Datei ändern:

  1. Öffnen Sie die Datei und klicken Sie auf das Verschlüsseln-Symbol in der linken Seitenleiste und wählen Sie Kennwort ändern.
  2. Geben Sie das aktuelle Kennwort ein.
  3. Geben Sie ein neues Kennwort ein und bestätigen Sie es.

Unverschlüsselte Kopie einer verschlüsselten Datei erstellen:

  1. Öffnen Sie die Datei und klicken Sie in der linken Seitenleiste auf das Verschlüsseln-Symbol und wählen Sie Unverschlüsselte Kopie erstellen.
  2. Geben Sie das Kennwort ein.

Synology Office-Dateien freigeben

Sie können Benutzern oder Gruppen Berechtigungen zum Anzeigen, Bearbeiten, Kommentieren oder Verwalten zuweisen.

Dateien freigeben:

  1. Klicken Sie auf Datei > Freigeben.
  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Berechtigungen im Dropdown-Menü Datenschutzeinstellungen eine Option aus.
    • Privat: Nur eingeladene Benutzer können basierend auf der zugewiesenen Berechtigung auf die Datei zugreifen.
    • Intern: Jeder mit einem Konto kann auf die Datei zugreifen, wenn er angemeldet ist.
    Wenn Sie Benutzern die Berechtigung zum Anzeigen von Dateien erteilen, können Sie Optionen zum Herunterladen und kopieren zulassen1 deaktivieren, um unbefugtes Teilen zu begrenzen.
  3. Geben Sie im Feld Benutzer/Gruppe einen Benutzernamen oder einen Gruppennamen ein2 und wählen Sie die Berechtigung aus, die Sie zuweisen möchten.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche +, um mehrere Benutzer oder Gruppen hinzuzufügen.

Dateien über einen öffentlichen Link für alle freigeben:

  1. Klicken Sie auf Datei > Link erhalten oder klicken Sie in der linken Seitenleiste auf das Symbol für Link erhalten und auf Freigabe-Einstellungen.
  2. Markieren Sie auf der Registerkarte Öffentlicher Link das Kontrollkästchen, um einen öffentlichen Link für dieses Element zu erstellen.
  3. Wählen Sie eine Option im Dropdown-Menü Datenschutzeinstellungen aus. Wenn Sie Benutzern die Berechtigung zum Anzeigen von Dateien erteilen, können Sie Optionen zum Herunterladen und kopieren zulassen1 deaktivieren, um unbefugtes Teilen zu begrenzen.
  4. Um diesen Freigabe-Link mit einem Kennwort zu schützen, markieren Sie das Kontrollkästchen Kennwortschutz und geben Sie ein Kennwort ein.
  5. Um ein Ablaufdatum für diesen Freigabe-Link festzulegen, markieren Sie das Kontrollkästchen Link-Gültigkeit und legen Sie ein Datum fest.

Hinweis:

  1. Wenn Sie Optionen zum Herunterladen und kopieren zulassen deaktivieren, können Benutzer Ihre Inhalte nicht aus der Benutzeroberfläche herunterladen, drucken oder kopieren. Webbrowser sind jedoch von Natur aus so konzipiert, dass sie Daten herunterladen, um den Inhalt darzustellen. Daher können technisch versiertere Benutzer möglicherweise die Schutzmaßnahme umgehen.
  2. Die Freigabe ist auf Benutzer und Gruppen beschränkt, die über die Berechtigung zum Zugriff auf Synology Drive und Synology Office verfügen. Erteilen Sie einer bestimmten Person oder Gruppe Berechtigungen in der Systemsteuerung > Benutzer und Gruppe.
  3. Bei einem Berechtigungskonflikt zwischen der Freigabe-Link-Berechtigung und der Konto-Berechtigung wird die weniger restriktive Option angewendet.
  4. Benutzer mit der Rolle Manager haben dieselben Datei-Link-Berechtigungen wie der Besitzer und können Link-Einstellungen ändern.

Datei-Links erhalten:

  1. Öffnen Sie eine Datei und klicken Sie in der linken Seitenleiste auf das Symbol für Link erhalten.
  2. Klicken Sie auf das Zwischenablagesymbol, um den Link zu kopieren und zu teilen.

Hinweis:

  • Nur Benutzer mit der Berechtigung Manager können Link-Einstellungen ändern und öffentliche Links generieren.

Datensicherung und Wiederherstellung

Um Synology Office lokal oder zu Remote-Zielen zu sichern und die Einstellungen und Daten des Pakets auf einen früheren Zeitpunkt wiederherzustellen, verwenden Sie Hyper Backup. Synology Drive und Synology Office müssen gleichzeitig gesichert werden. Weitere Informationen finden Sie in den Synology Drive-Hilfsartikeln > Datensicherung und Wiederherstellung.

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