INER steigert die Teamproduktivität mit sicherer Private Cloud und Synology Drive

Als nationale Forschungseinrichtung legt INER großen Wert auf Datensicherheit bei der Planung von IT-Diensten und erkennt die Sicherheitsmängel traditioneller SMB-Systeme vor über einem Jahrzehnt. Aufgrund der projektorientierten Natur der INER-Aktivitäten ist die Notwendigkeit der internen Zusammenarbeit unter über tausend Mitarbeitern hoch. Dies erfordert auch die rechtzeitige Weitergabe von Forschungsressourcen und -ergebnissen an externe Stellen wie die Taiwan Power Company und verschiedene Universitäten und Forschungseinrichtungen. Darüber hinaus muss INER auf Anfragen von Aufsichtsbehörden wie dem Exekutiv-Yuan und dem Legislativ-Yuan umgehend reagieren. Das zuvor eingerichtete Dateisystem war jedoch in Bezug auf Bedienbarkeit und Sicherheit veraltet, sodass die Mitarbeiter nicht in der Lage waren, in Echtzeit auf die neuesten Dateien zuzugreifen, und es schwierig war, den wachsenden Bedarf an Remote-Arbeitszugriff zu decken. Dies führte dazu, dass viele Mitarbeiter auf weniger sichere und unüberwachte Methoden zum Dateitransfer zurückgriffen, wie das Versenden kleiner Dateien per E-Mail oder die Verwendung von USB-Laufwerken für größere Dateien, die beide nicht den erforderlichen Sicherheits- oder Kollaborationsstandards entsprachen. Probleme waren unter anderem der Ressourcenverbrauch, wenn mehrere Personen Dateien per E-Mail versendeten, und das Risiko kritischer Datenlecks, wenn ein USB-Laufwerk verloren ging, ganz zu schweigen von der potenziellen Gefahr von Virusinfektionen.

Pei-Chih Wang, stellvertretender Abteilungsleiter, erklärte: "Als nationale F&E-Einheit bearbeiten wir eine große Menge kritischer Forschungsdaten, daher sind Datensicherheit und Datenschutz von größter Bedeutung. Öffentliche Cloud-Zugriffsmethoden stellen für eine Organisation, die mit sensiblen Daten wie unseren arbeitet, untragbare Risiken dar. Angesichts unserer Bedürfnisse nach Sicherheit, Datenschutz und einfacher Zugänglichkeit begannen wir frühzeitig mit der Planung eines privaten Cloud-Dateiservers."

Synology integriert mehrere Datei-Zugriffspunkte, sodass INER-Mitarbeiter die neuesten Dateien direkt von ihren Computern, Mobiltelefonen oder Tablets aus abrufen können, egal ob sie vor Ort oder von zu Hause aus arbeiten. Darüber hinaus ermöglicht die Desktop-Anwendung von Synology Drive den Teammitgliedern, ihre gewohnten SMB-Dateizugriffsgewohnheiten beizubehalten. Durch einfaches Ziehen und Ablegen von Dateien in den Desktop-Ordner werden die Daten sofort mit dem Synology Drive-Server synchronisiert. Dies stellt sicher, dass alle Daten während der Fernarbeit zentral gespeichert werden und beschleunigt die Effizienz der Zusammenarbeit im F&E-Team. Synology Drive adressiert auch die Sicherheitsbedenken traditioneller SMB-Systeme, indem es SSL/TLS-Verschlüsselung für die Datenübertragung verwendet, die den HTTPS-Sicherheitsstandards entspricht. Synology bietet auch sichere Link-Freigabefunktionen, bei denen die interne Link-Freigabe eine Benutzerauthentifizierung erfordert. Externe Freigaben können mit starken Passwörtern und Ablaufdaten geschützt werden, was die Datei-Freigabeprozesse vereinfacht und gleichzeitig die Datensicherheit gewährleistet.

"Nach dem Wechsel zu Synology Drive haben wir die Mitarbeiter auch ermutigt, das Anhängen von Dateien in E-Mails durch das Teilen von Synology Drive-Dateilinks zu ersetzen. Dies löst nicht nur das Problem der Größenbeschränkungen für E-Mail-Anhänge, sondern verringert auch das Risiko von Datenlecks durch abgefangene E-Mails," fügte Wang hinzu. "Die Implementierung von Cybersicherheitsmaßnahmen ist eine Herausforderung, da die meisten Benutzer Bequemlichkeit über Sicherheit stellen. Als IT-Profis, die für die Planung und Verwaltung von Informationsdiensten in der Organisation verantwortlich sind, müssen wir oft die Benutzerfreundlichkeit mit der Sicherheit in Einklang bringen. Synology Drive erfüllt unsere Anforderungen an sichere Dateifreigabe, Dateiwiederherstellung, Backup und Notfallwiederherstellung und unterstützt gleichzeitig die Zusammenarbeit."

INER nutzte zuvor eine andere private Cloud-Dateiplattform mit einer rudimentären Oberfläche, die oft IT-Schulungen für Benutzer erforderte und wesentliche Funktionen für das Dateisicherheitsmanagement vermissen ließ. Nach dem Kennenlernen von Synology Drive und einer Testphase stellte INER fest, dass die Kollaborationsfunktionen umfassend waren, mit eingebauten Sicherheitsmechanismen wie Passwortschutz und anpassbaren Zugriffsberechtigungen, die ihren Kriterien für Dateiserver-Einstellungen entsprachen.

Kosten waren ein weiterer entscheidender Faktor im Bewertungsprozess von INER. Wang bemerkte, dass viele kommerziell verfügbare Lösungen Einschränkungen bei der Beschaffung von Software und Hardware mit sich bringen und oft laufende Abonnementgebühren für Software erfordern. Angesichts der Größe von INER mit über tausend Mitarbeitern wären die Kosten für den Aufbau und die Wartung solcher Systeme erheblich. Synology Drive, eine integrierte Software- und Hardwarelösung, erfordert jedoch nur den Kauf von Synology-Server-Hardware, um den vollen Funktionsumfang von Synology Drive freizuschalten. Darüber hinaus bieten Synology-Server eine erhebliche Skalierbarkeit, die für eine Organisation wie INER, die langfristige Forschungsdaten speichern muss, unerlässlich ist. Diese Flexibilität bei der Erweiterung der Speicherkapazität stellt sicher, dass der Dateiserver den langfristigen Serviceanforderungen gerecht wird. Nach Abwägung von Sicherheit, Kollaborationskomfort und Kosteneffizienz setzte INER zwei Synology RS4017xs+ Einheiten ein, um eine moderne Plattform für die Dateizusammenarbeit zu schaffen, die den Anforderungen der modernen Büroarbeit entspricht. Mit der vollständigen Unterstützung von Active Directory (AD) durch Synology Drive verlief der Bereitstellungsprozess reibungslos. Nach der Implementierung waren sowohl das IT-Management als auch der Dateizugriff der Endbenutzer intuitiv, was die Belastung durch IT-Schulungen reduzierte.

"Bei der Bewertung der Benutzerfreundlichkeit und des Managements neuer IT-Dienste ist die Bedienung durch Endbenutzer entscheidend. Wenn der Prozess komplex ist, wird es für das IT-Servicepersonal zum Albtraum, da umfangreiche Schulungen erforderlich sind und zukünftige Fehlerbehebungen arbeitsintensiver werden. Da Drive sowohl für den Dateizugriff der Endbenutzer als auch für die IT-Management-Oberflächen intuitiv ist, gab es keine Probleme bei der Systemumstellung und -einführung", teilte Wang weiter mit. "Wir bewegen uns seit 10 Jahren in Richtung private Cloud-Lösungen und haben verschiedene private Cloud-Dateiserverlösungen ausprobiert. Wir hatten das Glück, Synology Drive zu entdecken, das mit grundlegenden Dateifreigabefunktionen begann und sich nun zu einem umfassenden Kollaborationswerkzeug entwickelt hat. Im Vergleich zu anderen Marken bietet Synology zweifellos das beste Preis-Leistungs-Verhältnis."